ทำความรู้จัก 3 รูปแบบของ Virtual Event เลือกจัดแบบไหนให้แมตช์กับงาน ?

ในยุคปัจจุบันการจัดอีเวนต์เสมือนในรูปแบบออนไลน์ หรือ Virtual Event อาจจะไม่ใช่เรื่องแปลกใหม่อีกต่อไป เพราะจากสถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโควิด-19 ส่งผลให้อุตสาหกรรมการจัดอีเวนต์ออนไลน์เฟื่องฟูขึ้นอย่างปฏิเสธไม่ได้ หลากหลายธุรกิจได้ให้ความสำคัญกับการจัดงานอีเวนต์ในรูปแบบออนไลน์มากยิ่งขึ้นแบบก้าวกระโดด และมีแนวโน้มที่จะสูงขึ้นเรื่อย ๆ 

Virtual Event คืออะไร 

Virtual Event คือ การจัดกิจกรรมแบบเสมือนจริง เพื่อให้ผู้คนสามารถมีปฏิสัมพันธ์รวมกลุ่มกัน ในสภาพแวดล้อมออนไลน์บนแพลตฟอร์มผ่านการ Live Streaming แทนที่จะเป็นการจัดในสถานที่จริง (Physical Location) ซึ่ง any i จึงได้รวบรวม 3 รูปแบบการจัด Virtual Event พร้อมทั้งแนะนำวิธีการเลือกรูปแบบงานให้เข้ากับธุรกิจของคุณมาฝากกันค่ะ

3 รูปแบบของการจัด Virtual Event

1.การสัมมนาออนไลน์ Webinars (Web-base Seminar)

เป็นการสัมมนาในรูปแบบออนไลน์ มีจุดประสงค์ในการให้ความรู้ หรือการฝึกอบรมเพิ่มพูนทักษะให้ผู้เข้าร่วม ซึ่งมี Host หรือเจ้าภาพคอยดูแล และควบคุมการประชุมอยู่จากระยะไกล ไม่จำเป็นต้องอยู่ในสถานที่เดียวกับผู้เข้าร่วมประชุม โดยการสัมมนาในรูปแบบ Webinars ผู้เข้าร่วมจะสามารถถาม-ตอบคำถามกับวิทยากรได้อย่างอิสระ โดยระยะเวลาในการสัมมนาจะเป็นเวลาสั้น ๆ เพียง 45-80 นาที 

Webinars เหมาะสำหรับการจัดอีเวนต์ประเภทใดบ้าง

• งานให้ความรู้เชิงวิชาการ เช่น สถาบันการศึกษา โรงเรียนสอนพิเศษ สถาบันอบรมทักษะต่าง ๆ 
• งานที่จำเป็นต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญในการให้ข้อมูลโดยเฉพาะ เช่น ธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลทางการแพทย์ วิทยาศาสตร์ หรือ เทคโนโลยี เป็นต้น
• นอกจากนี้ยังเหมาะสำหรับธุรกิจที่ต้องการจัดอบรมสั้น ๆ สำหรับพนักงานภายในองค์กรอีกด้วย



2. การประชุมเสมือนจริง Virtual Conferences

คือการจัดประชุมเสมือนจริง มีจุดประสงค์ในการแลกเปลี่ยนหรือหารือภายใต้หัวข้อที่สนใจร่วมกัน ซึ่งจะครอบคลุมไปถึง เนื้อหาที่เกี่ยวกับการศึกษา การอบรมเพื่อรับใบรับรอง (Certificate)  การสาธิตผลิตภัณฑ์ ฯลฯ โดยการประชุมนี้สามารถรองรับผู้เข้าร่วมงานได้เป็นจำนวนมาก การประชุมในรูปแบบ Conferences จะแตกต่างจากการประชุมออนไลน์ทั่วไปคือมีกำหนดการของงานที่ซับซ้อนมากยิ่งขึ้น โดยจะมีการแบ่งเซสชั่นการประชุมที่ชัดเจน รวมไปถึงการพักเบรกระหว่างการประชุมเป็นระยะ ซึ่งการจัดประชุมรูปแบบนี้จะใช้ระยะเวลายาวนานหลายวัน ในบางครั้งอาจใช้เวลา 2-3 วัน หรือมากกว่านั้นเลยทีเดียว

Virtual Conferences เหมาะสำหรับการจัดอีเวนต์ประเภทใดบ้าง

• งานที่ต้องการสร้างความเข้าใจเกี่ยวกับตัวผลิตภัณฑ์ให้กับคนภายในองค์กร
• งานที่ต้องการสร้างการรับรู้ให้กับแบรนด์ (Brand Awareness) 
• งานที่ต้องการสร้างเครือข่าย (Networking) และต้องการอบรมเกี่ยวกับสินค้าแก่ผู้เข้าร่วมจำนวนมากในครั้งเดียว 
• ไม่เพียงแต่ต้องเป็นการประชุมเชิงความรู้ที่เป็นทางการเท่านั้นการจัด Virtual Conferences ยังสามารถจัดขึ้นในรูปแบบงานที่มอบความบันเทิงเพื่อกระชับความสัมพันธ์ภายในองค์กรได้อีกด้วย

3.งานอีเวนต์แบบลูกผสม Hybrid Events

คือการผสมผสานการจัดงานอีเวนต์ โดยจุดประสงค์ของงานเน้นไปที่การสร้างส่วนร่วมระหว่างผู้เข้าร่วมงาน เพื่อมอบประสบการณ์ในการเข้าร่วมงานที่สามารถจับต้องได้ และมีความเป็นธรรมชาติจากการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างกัน โดยงานจะจัดในรูปแบบออฟไลน์ ซึ่งก็คือการจัดงานในสถานที่จริงเพื่อรองรับผู้เข้าร่วมงาน ผสมผสานไปกับการถ่ายทอดสดในรูปแบบออนไลน์ไปพร้อม ๆ กัน เพื่อรองรับผู้เข้าร่วมงานได้จากทุกที่ทั่วมุมโลก อีกทั้งยังสามารถอาศัยเทคโนโลยี VR AR เข้ามามีส่วนช่วย เพิ่มความตื่นตาตื่นใจให้กับผู้เข้าร่วมได้อีกด้วย 

Hybrid Events เหมาะสำหรับการจัดอีเวนต์ประเภทใดบ้าง

• งานที่ต้องการสร้างการมีส่วนร่วมระหว่างผู้เข้าร่วมและแบรนด์ 
• งานที่ต้องการลดความเสี่ยงในด้านการติดเชื้อไวรัสโควิด-19 ด้วยการเว้นระยะห่างระหว่างบุคคลร่วมกับการถ่ายทอดสดแบบออนไลน์
• งานที่ต้องการสร้างประสบการณ์อันน่าประทับใจให้แก่ผู้เข้าร่วม เช่น งานเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่

ข้อดีของการจัดงานในรูปแบบ Virtual Event

• ช่วยลดความเสี่ยงต่อการแพร่ระบาดของเชื้อไวรัส Covid-19 
• ช่วยลดช่องว่างระหว่างแบรนด์และลูกค้า รวมไปถึงช่วยลดช่องว่างระหว่างคนภายในองค์กร
• ช่วยเพิ่มการเข้าถึงแบรนด์ได้มากยิ่งขึ้น จากการทำการตลาดออนไลน์ร่วมด้วย
• ลดต้นทุน ทั้งในเรื่องของค่าเช่าสถานที่ในการจัดงาน และค่าผู้ช่วยในการดำเนินงาน
• นอกจากนี้ยังมีข้อดีของการจัด Virtual Event ในแง่ของเทคโนโลยี อ่านเพิ่มเติม คลิก

สรุป

การปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ที่แปรเปลี่ยนไป ถือเป็นสิ่งที่แบรนด์ไม่ควรมองข้าม เพื่อให้ธุรกิจของคุณได้ไปต่อ การเลือกใช้งานการจัดอีเวนต์ในรูปแบบเสมือนจึงเป็นอีกทางเลือกที่สามารถตอบโจทย์ความต้องการได้ในปัจจุบัน ทั้งการจัดสัมมนาออนไลน์ Webinar ที่เหมาะสำหรับธุรกิจที่ต้องการให้ความรู้ ในระยะเวลาสั้น ๆ ประมาณ 45-80 นาที/ครั้ง การจัดประชุมออนไลน์รูปแบบ Conferences ที่มีกำหนดการที่ซับซ้อน เหมาะสำหรับงานที่จำเป็นต้องใช้ความเข้าใจ และมีเนื้อหาที่เข้มข้น ซึ่งอาจใช้ระยะเวลาที่ยาวนานราว ๆ 2-3 วัน รวมไปถึงการจัดอีเวนต์ลูกผสมอย่าง Hybrid Events ที่ผสานการจัดงานรูปแบบ Offline และ Online เข้าด้วยกัน เหมาะสำหรับงานที่ต้องการสร้างประสบการณ์ที่ตื่นตาตื่นใจและจับต้องได้ ซึ่งการเลือกรูปแบบของอีเวนต์ให้ตรงตามวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของงาน ก็จะช่วยทั้งในเรื่องของการลดต้นทุน ประหยัดเวลา และได้ผลลัพธ์ที่ดีกลับมาอีกด้วย 

หากธุรกิจใดที่ต้องการเริ่มต้นการขยายธุรกิจด้วยเทคโนโลยี Virtual Tech หรือต้องการจัดทำอีเวนต์ในรูปแบบเสมือน (Virtual Event) สามารถติดต่อขอรับคำปรึกษาจาก any i ผ่านช่องทางแชทบนหน้าเว็บไซต์

Email: khem@anyimedia.com 

ทาง any i ยินดีให้บริการทุกท่านเสมอ

ที่มา: 

htpp://www.etda.or.th

htpp://www.cvent.com