10 ไอเดียการจัด Virtual Event จัดงานออนไลน์แบบนี้สิถึงจะปัง !

ในปัจจุบันใคร ๆ ก็ก้าวเข้ามาในฝั่งออนไลน์ ไม่เว้นแม้แต่ธุรกิจที่มีความเกี่ยวข้องกับการจัด Event เช่น แบรนด์ที่ต้องมีการจัดแสดง หรือเปิดตัวสินค้า องค์กรที่ต้องจัดการอบรมพนักงาน สถาบันการศึกษาที่ต้องทำการจัดกิจกรรมการเรียนการสอน ฯลฯ ซึ่งธุรกิจเหล่านี้มีการปรับตัวเข้าหาแพลตฟอร์มใหม่ ๆ สำหรับการจัดอีเวนต์ในรูปแบบ Virtual นอกจากจะเพิ่มความสะดวกสบายแล้ว ยังทำให้ธุรกิจสามารถเข้าถึงกลุ่มลูกค้าที่กว้างขึ้น และเชื่อมต่อเข้าหากันได้ทุกที่ ทุกเวลา

Virtual Event คืออะไร 

Virtual Event คือ การจัดกิจกรรม เพื่อให้ผู้คนสามารถมีปฏิสัมพันธ์รวมกลุ่มกัน ในสภาพแวดล้อมออนไลน์บนแพลตฟอร์มต่าง ๆ ผ่านการ Live Streaming แทนการจัดกิจกรรมในสถานที่จริง (Physical Location) โดยรูปแบบของ Virtual Event มีตั้งแต่การจัดกิจกรรมที่เรียบง่าย ไปจนถึงการจำลองสภาพแวดล้อมเสมือนจริงขึ้นมาราวกับเข้าไปอยู่ในโลกอีกใบ ซึ่งสามารถปรับใช้ได้กับรูปแบบงานที่ครอบคลุมและหลากหลายไม่ว่าจะเป็น การอบรมออนไลน์ (Virtual Training) การจัดงานสัมมนาออนไลน์ (Webbinar) งานแต่งงานออนไลน์ (Virtual Wedding) มหกรรมแสดงสินค้าออนไลน์ (Fair) เป็นต้น 

ในยุคที่ใครก็สามารถเป็นเจ้าของงานอีเวนต์ออนไลน์ได้ ธุรกิจจะมีกลยุทธ์ หรือเทคนิคในการดึงดูดผู้เข้าร่วมให้อยู่ในงานตั้งแต่ต้นจนจบเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ และผลลัพธ์ของการจัดงานสูงสุดได้อย่างไร วันนี้ any i มี 10 ไอเดียการจัด Virtual Event ที่ธุรกิจสามารถนำไปปรับใช้กับกิจกรรมที่กำลังจะมาถึงได้ง่าย ๆ มาฝากกัน

ไอเดียการจัด Virtual Event ให้ปังจนเกินต้าน

กิจกรรมที่ช่วยสร้างการมีส่วนร่วม

บรรยากาศภายในงานอีเวนต์ของคุณคงไม่เข้าท่าแน่ หากมีเพียงพิธีกรหรือวิทยากรที่เป็นฝ่ายพูดอยู่เพียงอย่างเดียว แต่ไร้ซึ่งการโต้ตอบจากผู้เข้าร่วมงานท่านอื่น ๆ นอกจากจะทำให้ภาพรวมดูอึดอัดแล้ว อาจจะส่งผลให้ผู้เข้าร่วมงานบางท่าน เบื่อหน่าย และไม่ต้องการที่จะร่วมกิจกรรมต่อจนจบได้ การสร้างการมีส่วนร่วมจึงจำเป็นต่องาน Event Online เป็นอย่างยิ่ง

1. ละลายพฤติกรรมด้วยการ Ice Breaking ก่อนเริ่มงาน

ในงานอีเวนต์ที่มีขนาดผู้เข้าร่วมจำนวนไม่มากนัก การละลายพฤติกรรมด้วยเกม ก่อนเริ่มงานจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมงานผ่อนคลาย กล้าพูดคุยกันระหว่างผู้เข้าร่วมด้วยกันเอง อีกทั้งยังช่วยลดช่องว่างระหว่างวิทยากร และผู้เข้าร่วมงานได้เป็นอย่างดี 

2. สร้างโพลแบบเรียลไทม์ระหว่างประชุมให้ร่วมกันโหวต

การขึ้นโพล หรือคำถามเพื่อเปิดพื้นที่ให้ผู้เข้าร่วมได้แสดงความคิดเห็นหรือตอบคำถามแบบเรียลไทม์ จะช่วยกระตุ้นให้ผู้ร่วมงาน เข้ามามีส่วนร่วมกับงานได้มากขึ้น การตั้งโพลสามารถขึ้นคำถามได้เป็นช่วง ๆ ไม่ว่าจะด้วยจุดประสงค์เพื่อความบันเทิง ไปจนถึง เพื่อวัดระดับความเข้าใจกับเนื้อหาภายในงาน

3. ส่งเกมบิงโกคำศัพท์ ให้ผู้เข้าร่วมผ่านทางข้อความส่วนตัว

เป็นเกมที่เหมาะสำหรับงานอบรมออนไลน์ เชิงความรู้ เพียงลิสต์คำศัพท์ที่คาดการณ์ไว้ว่าจะมีการกล่าวถึงในเนื้อหาหรือหัวข้อที่บรรยาย และส่งการ์ดบิงโกที่สุ่มตำแหน่งการจัดเรียงข้อความที่แตกต่างกันออกไป ให้กับผู้เข้าร่วมผ่านทางอีเมล หรือ ข้อความส่วนตัว 1 คน ต่อ การ์ด 1 ใบ หากผู้เข้าร่วมคนใดที่โชคดีเก็บคำศัพท์หรือข้อความในการบรรยายได้จนชนะ Bingo ก็จะได้รับรางวัลที่ทางทีมงานได้เตรียมไว้ เกมนี้ก็ถือเป็นอีกหนึ่งไอเดียที่จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมสามารถจดจ่อกับงานได้ตั้งแต่ต้นจนจบได้เป็นอย่างดี

การสร้างประสบการณ์ แม้กระทั่งช่วงพักเบรก

อย่าปล่อยให้หน้าจอของผูเข้าร่วมงานว่าง! เพราะคุณอาจถูกสิ่งเร้าภายนอก อย่างคลิปวิดีโอใน TikTok YouTube ดึงความสนใจจนผู้เข้าร่วมงานของคุณ นอกจากจะทำให้หลุดโฟกัสจากงาน ยังเป็นการขัดประสบการณ์การเข้าร่วมอีเวนต์ออนไลน์ไปกลางคัน

4.แจกสูตรอาหารและเครื่องดื่ม ก่อนพักเที่ยง 

หากอยากโดดเด่นกว่าใคร อย่าโฟกัสแค่เพียงช่วงเวลาในการบรรยายหรือทำกิจกรรมเท่านั้น ระยะเวลาแห่งการผ่อนคลายอย่างช่วงพักเบรกระหว่างเซสชั่นรวมไปถึงการพักเบรกทานอาหารเที่ยง แบรนด์สามารถนำส่งสูตร อาหาร หรือ เครื่องดื่ม ลับเฉพาะ สูตรพิเศษสำหรับผู้เข้าร่วมงานเพื่อสร้างความประทับใจ และยังสามารถนำมาเป็นประเด็นในการชวนผู้ร่วมงานพูดคุยแลกเปลี่ยนความเห็นกันถึงสูตรที่ได้มอบให้ไป ได้อีกด้วย 

5.จัดคอนเสิร์ต หรือการแสดงเดี่ยวไมโครโฟนระหว่างพักเบรก

การจัดมินิคอนเสิร์ต หรือการเปิดเวทีในการเล่าเรื่องราวขำขันสนุก ๆ ก็เป็นอีกสิ่งที่ผู้จัดงานสามารถเพิ่มเติมไปได้ในช่วงเบรกเพื่อให้ผู้เข้าร่วมมีจุดสนใจและได้ พักสมอง ในช่วงที่พักทานอาหารนั่นเอง

6.สร้างเกมให้ผู้เข้าร่วมได้ไปเล่นได้ในช่องทาง Social Media

การเชื่อมโยงผู้คนให้เข้าไปเล่นเกม หรือทำอะไรบางอย่างบนช่องทางโซเชียลมีเดียของแบรนด์ เช่น กิจกรรมแชร์โพสต์บน Facebook เพื่อแลกของรางวัล หรือเก็บแต้มคะแนนในกิจกรรม ก็ถือเป็นเป็นกลยุทธ์ช่วยสร้างการมีส่วนร่วม ในช่วงพักเบรก อีกทั้งยังช่วยเพิ่มยอด Engagement บนสื่อช่องทาง Social Media ให้กับธุรกิจ ถือเป็นการทำกิจกรรมที่เรียกว่ายิงปืนนัดเดียว ได้นกสองตัวเลยทีเดียว



สร้างความประทับใจตั้งแต่ต้นจนจบกิจกรรม

ภาพรวมของงานจะออกมาเป็นอย่างไรนั้น คุณต้องวางแผนการเข้าร่วมงานให้ดีตั้งแต่เริ่มต้นไปจนถึงหลังจบกิจกรรม

7.สปอนเซอร์ต้องเข้า!

สปอนเซอร์ หรือผู้สนับสนุนการจัดกิจกรรม สามารถดึงดูดกลุ่มผู้เข้าร่วมงานด้วยการที่ธุรกิจนำข้อเสนอส่วนลด ของแถม ฯลฯ ที่ได้จากสปอนเซอร์มาจูงใจผู้เข้าร่วมงาน นอกจากจะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดอีเวนต์แล้ว ข้อเสนอพิเศษต่าง ๆ ยังส่งผลต่อการตัดสินใจของผู้เข้าร่วมงานได้เป็นอย่างดี

8.พยายามกระชับการบรรยายให้สั้นที่สุด

คงไม่ดีนัก ถ้าผู้เข้าร่วมอีเวนต์ของคุณค่อย ๆ หายไปทีละคนก่อนงานจบ เพราะในยุคที่อินเทอร์เน็ตสามารถดึงความสนใจของผู้คนกระจายออกไปสู่สิ่งเร้าภายนอกได้ตลอดเวลา การที่อีเวนต์สามารถกระชับการบรรยายให้ได้ใจความในรวดเดียว ไม่เวิ่นเว้อ ก็จะสามารถทำให้ผู้เข้าร่วมได้รับสารครบตั้งแต่ต้นจนจบ อีกทั้งยังช่วยสร้างความประทับใจแก่ผู้เข้าร่วม และเป็นตัวเลือกในการตัดสินใจกลับมาร่วมงานในครั้งถัดไป ได้เป็นอย่างดี

9.อนุญาตให้ผู้เข้าร่วมดาวน์โหลดเนื้อหาได้หลังจบกิจกรรม

แน่นอนว่าการเข้าร่วมประชุมผ่านช่องทางออนไลน์ อาจมีเหตุการณ์ไม่คาดฝันอย่างเช่น ไฟดับ อินเทอร์เน็ตหลุด รวมไปถึงอุปกรณ์อย่างลำโพง หรือคอมพิวเตอร์มีปัญหา จนผู้เข้าร่วมอาจพลาดช่วงสำคัญไป การอนุญาตให้ผู้เข้าร่วมสามารถดาวน์โหลดเนื้อหาภายในงานได้หลังจบกิจกรรม ก็จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมได้กลับมาทบทวนเนื้อหา และยังสร้างความประทับใจได้อีกด้วย

10.ใส่ความคิดสร้างสรรค์ลงไป เพื่อความแตกต่าง 

อย่ากลัวที่จะลงมือทำอะไรใหม่ ๆ ที่แตกต่างจากตลาด เพราะคุณอาจก้าวมาเป็นผู้นำทางด้านเทคโนโลยีได้ด้วยการตัดสินใจในทางที่ไม่มีใครเคยเดิน หากคุณมีความคิดสร้างสรรค์ สามารถทดลองเติมแต่งจินตนาการลงไปในงาน Virtual Event ได้อย่างไม่มีข้อจำกัด จากการนำเทคโนโลยีที่มีอยู่มาปรับใช้ เช่น การตกแต่งภาพลักษณ์ของงานให้โดดเด่นด้วยเทคโนโลยี VR การเพิ่มกิจกรรมที่ให้ผู้เข้าร่วมสแกน QR Code เพื่อแสดงผลเทคโนโลยี AR ผ่านมือถือของผู้ร่วมงาน หรือ การจัด Photo Booth ออนไลน์ถ่ายจากการ Access กล้องที่ผู้เข้าร่วมงานมีผนวกรวมเข้ากับกรอบภาพที่งานได้สร้างขึ้น ฯลฯ 

หากคุณมีไอเดีย แต่ยังไม่มีพื้นที่บนช่องทางออนไลน์ให้ปลดปล่อย สามารถติดต่อขอรับคำปรึกษาจาก any i ผู้นำด้านเทคโนโลยีเสมือนเพื่อสร้างสรรค์ Virtual Event สุดล้ำสมัย ผ่านช่องทางแชทบนหน้าเว็บไซต์ หรือ Email: khem@anyimedia.com ทาง any i ยินดีให้บริการทุกท่านเสมอ

ที่มา :

www.cvent.com